Generator Tanda Tangan Email

Penerima melihat kotak kosong atau pesan “unduh gambar” alih-alih logo Anda.

Banyak aplikasi email dan sistem email perusahaan tidak memuat gambar dari internet sampai pembaca mengizinkannya. Anda tidak bisa mengubahnya dari sisi mereka, jadi pastikan tanda tangan tetap berfungsi tanpa gambar: tulis nama, telepon, dan situs web sebagai teks biasa, bukan di dalam gambar, dan beri logo teks alternatif singkat seperti nama perusahaan Anda.

Outlook menampilkan bilah yang menyatakan gambar tidak diunduh.

Outlook klasik untuk Windows secara bawaan memblokir pengunduhan gambar otomatis dari internet, antara lain untuk mencegah piksel pelacak (Microsoft Support). Pembaca bisa mengeklik bilah tersebut dan memilih Download Pictures, atau menambahkan Anda ke daftar Safe Senders. Di dalam perusahaan Anda sendiri, tanyakan kepada tim IT apakah gambar dari domain Anda bisa diizinkan.

Logo muncul di tempat Anda, tetapi tidak muncul bagi orang yang Anda kirimi email.

Gambar harus berada di alamat web publik yang dapat dibuka siapa saja tanpa masuk akun. File di komputer Anda (file:///…), alamat intranet, atau tautan penyimpanan cloud pribadi tidak akan dimuat di sisi penerima. Unggah gambar ke situs web Anda atau host publik lain, lalu gunakan tautan langsung ke file gambar yang diawali https://. Uji dengan membuka tautan di jendela browser pribadi. Jika Anda memakai Google Drive, Gmail menyebutkan bahwa file harus dibagikan sebagai “Siapa saja yang memiliki link” (Gmail Help).

Logo Anda berupa file SVG dan tampil rusak.

Gmail dan beberapa aplikasi email lain tidak menampilkan gambar SVG dengan andal. Ekspor logo sebagai PNG (latar belakang transparan tetap terjaga) atau JPG. Agar tampak tajam di layar beresolusi tinggi, ekspor dengan ukuran sekitar dua kali dari yang ingin ditampilkan, lalu atur lebar tampilan yang lebih kecil di tanda tangan.

Penerima menerima logo Anda sebagai lampiran (misalnya image001.png), bukan di dalam tanda tangan.

Biasanya ini berarti gambar disematkan dalam pesan, bukan ditautkan, yang terjadi saat Anda menempel atau mengunggah file gambar di sebagian aplikasi email desktop. Gunakan URL gambar sebagai ganti file. Microsoft juga mencatat bahwa sebagian kode gambar di tanda tangan Outlook klasik dapat membuat gambar muncul sebagai lampiran (Microsoft Support).

Gambar terlalu besar, gepeng, atau menampilkan ikon gambar rusak di Gmail.

Ubah ukuran gambar sebelum menambahkannya. Gmail merekomendasikan tinggi 70–100 px dan lebar 300–400 px untuk gambar tanda tangan (Gmail Help). Jika gambar masih tampak salah, hapus lalu tambahkan lagi, kali ini melalui URL.

Logo gelap Anda menghilang saat pembaca memakai mode gelap.

Di mode gelap, aplikasi email memasang latar belakang gelap di belakang pesan, dan setiap aplikasi menangani gambar secara berbeda. Logo gelap pada PNG transparan bisa menyatu dengan latar belakang itu. Gunakan versi logo dengan garis tepi terang, letakkan logo di atas latar terang solid dengan sedikit jarak, atau pilih warna logo yang terbaca baik di mode terang maupun gelap. Kirim email uji ke diri sendiri dan buka dengan mode gelap aktif dan nonaktif.

Tanda tangan Anda adalah HTML. Saat Anda menulis email baru, aplikasi email mengirim HTML itu persis seperti yang Anda rancang. Pada balasan atau penerusan, pesan-pesan sebelumnya menjadi teks kutipan, dan setiap aplikasi email dalam percakapan bisa menulis ulang bagian kutipan itu dengan caranya sendiri.

• Gaya hilang. Sebagian aplikasi menghapus font, warna, atau jarak dari pesan yang dikutip, sehingga tata letaknya runtuh menjadi baris-baris biasa.

• Gambar hilang atau menjadi lampiran. Logo yang ditautkan bisa tiba sebagai lampiran, atau hilang, setelah melewati aplikasi email orang lain.

• Tanda tangan menumpuk. Jika tanda tangan ditambahkan di setiap balasan, percakapan yang panjang akan mengulangnya berkali-kali. Gmail menyembunyikan konten yang berulang di balik tombol “Tampilkan konten yang dipangkas” (Gmail Help).

Cara menjaga agar tetap terbaca:

• Gunakan tanda tangan yang lebih pendek untuk balasan dan penerusan. Gmail memungkinkan Anda mengatur default terpisah untuk balasan (Gmail Help), dan Outlook memiliki pengaturan Replies/forwards (Microsoft Support).

• Di Apple Mail, pengaturan Place signature above quoted text menentukan letak tanda tangan pada balasan dan penerusan (Apple Support).

• Buat tata letak tetap sederhana, tautkan gambar melalui URL publik, dan simpan detail kontak sebagai teks agar tetap utuh meskipun gaya dan gambar hilang.

Aplikasi email membatasi isi tanda tangan, dan beberapa aplikasi di ponsel hanya menerima teks. Berikut batas yang dipublikasikan oleh aplikasinya sendiri:

Meskipun tidak ada batas yang dipublikasikan, tanda tangan yang lebih kecil lebih aman: gambar yang lebih sedikit dan lebih ringan dimuat lebih cepat, lebih kecil kemungkinannya diblokir, dan menjaga percakapan panjang tetap mudah dibaca.

1. 1.

   Isi detail Anda

   Tambahkan hanya yang dibutuhkan orang untuk menghubungi Anda. Kolom yang kosong akan dilewati.

2. 2.

   Salin tanda tangan

   Klik Salin: tanda tangan yang sudah diformat akan tersalin dan siap ditempel.

3. 3.

   Tempel ke aplikasi email Anda

   Di Gmail: Settings → See all settings → Signature. Di Outlook: Settings → Mail → Compose and reply. Juga tersedia: Apple Mail serta iPhone dan Android.